Você sabe como fazer um relatório de gestão de forma eficiente e utilizá-lo a favor do seu negócio? Essa é uma ferramenta bastante ampla e importante para que o gestor tenha uma visão clara e completa sobre os processos, alcance de resultados, desempenho dos colaboradores, entre outros estudos corporativos.

Se você quer aprender como elaborar esse relatório, continue lendo este artigo para entender primeiramente o que exatamente é esse documento, qual sua importância, seus tipos e finalidades, bem como quais são os 8 passos fundamentais para saber como fazê-los de forma eficiente, completa e sem erros. Confira!

O que é um relatório de gestão e qual a sua importância?

Basicamente, um relatório de gestão é um documento que demonstra o desempenho de certas atividades de uma organização, constando as particularidades do negócio, a sua performance para atingir certo objetivo e os resultados obtidos em um determinado período. Ele pode ter várias finalidades diferentes, como:

• registrar eventos importantes para a empresa;
• avaliar e interpretar os eventos em busca de soluções para os gargalos processuais;
• concluir e fazer recomendações sobre os estudos realizados;
• monitorar métricas estratégicas e medir o desempenho do negócio em relação aos concorrentes de mercado;
• avaliar a qualidade da comunicação entre os colaboradores, gestores, fornecedores, entre outros.

Essas informações são cruciais para a tomada de decisões, já que a tornará mais assertiva e vantajosa. Além disso, o relatório permite compreender o crescimento da empresa no período, tornando viável fazer o realinhamento de estratégias para alcançar os objetivos desejados.

Existem diferentes tipos de relatórios de gestão, sendo que cada um atende a diferentes necessidades gerenciais dentro da empresa, são eles:

• relatório financeiro: abrange vários documentos que envolvem a saúde financeira da entidade, como fluxo de caixa, orçamentos, investimentos, contas a pagar e a receber etc.;
• relatório de vendas: fornece dados relacionados as vendas, incluindo conversão de leads, desempenho do vendedor, quantidade de vendas etc.;
• relatório de marketing: trata-se de um diagnóstico sobre situações, problemas e eficácia das estratégias de marketing;
• relatório de produtividade: envolve os indicadores de produtividade e qualidade;
• relatório de satisfação: é uma avaliação da satisfação dos colaboradores da empresa, medindo sua lealdade ao negócio;
• relatório de cadastros: relaciona as variações do banco de dados de clientes, fornecedores e distribuidores.

Apesar de existirem vários tipos de relatórios, todos eles podem ser elaborados a partir de 8 passos basilares que serão explicados nos tópicos seguintes.

Como fazer um relatório de gestão em 8 passos?

1. Estabeleça a estrutura

Não há uma modelo único e global a ser seguido no momento de estruturar um relatório de gestão. No entanto, listamos e explicamos elementos básicos que devem estar presentes no seu relatório para garantir plenitude, objetividade e clareza, são eles:

• título: deve conter o nome da empresa, responsável pela elaboração, seu departamento e data de entrega;
• termos de referência: são os objetivos do relatório;
• resumo: texto sucinto sobre o que será abordado;
• conteúdo: deve seguir um sequenciamento lógico, começando pela exposição de uma situação, apresentar os problemas e elencar as possíveis soluções; dependendo do relatório, devem ter índices, avaliação de cenário etc.;
• resultados: observações, análises e conclusões sobre o relatório, deve ter tabelas, gráficos e estatísticas para fundamentar os argumentos;
• fontes e referências: origem dos dados para posterior conferência, se necessário.

2. Determine os objetivos

Saber como fazer um relatório de gestão depende de saber identificar e listar quais são os objetivos do relatório. Também deve ser feito isso com os setores ou departamentos da empresa que serão abarcados e para qual o colaborador ele se destina, ou seja, se será o administrador, proprietário, gestor de um setor, supervisor etc.

É interessante que eles sejam claros e agreguem valor à empresa, somente assim o relatório será útil para embasar decisões que ajudarão no alcance dos resultados esperados.

3. Planeje o conteúdo

Planeje todo o conteúdo que será incluído no relatório antes começar a redigi-lo. Primeiro faça tópicos em uma sequência lógica ou cronológica de fatos (dependendo do tipo de relatório), depois separe os assuntos que serão alocados em cada um deles e verifique se cada informação atenderá as necessidades do leitor.

Cada assunto inserido deverá ser alinhado com o objetivo ou contribuir para melhoria da gestão. Por isso questione se determinado dado, acontecimento, métrica, fato ou outro elemento ajudará na tomada de decisão, na definição de prioridades ou no funcionamento da estratégia da empresa.

4. Defina os KPIs

KPIs significa Key-Performance Indicators ou Indicadores-chave de Desempenho e são métricas utilizadas para monitorar o desempenho em uma organização. Eles devem ser aplicados continuamente em uma empresa para que você saiba se os objetivos estão sendo atingidos. São quatro os principais tipos de indicadores:

• de produtividade;
• de qualidade;
• de capacidade;
• estratégicos.

Como eles têm ligação direta com o alcance de resultados da empresa, liste os KPIs que se relacionam com os objetivos do relatório e faça um levantamento dos dados obtidos.

5. Mantenha clareza na linguagem

Um bom relatório de gestão não é aquele que contém terminologias complexas ou difíceis. Lembre-se que o gestor receberá diversos relatórios e precisa absorver o conteúdo o mais rápido possível. Por essa razão é fundamental que ele seja:

• escaneável: permita uma leitura dinâmica e que as principais informações sejam encontradas rapidamente;
• claro: seus objetivos, informações e conclusões sejam claros;
• objetivo: não enrole o leitor;
• relevante: todas as informações sejam relevantes para o destinatário.

6. Faça conclusões e recomendações

Encerre o documento com resumos rápidos de tudo que foi escrito e forneça conclusões sobre os dados apresentados. Por exemplo, se o relatório abordar que um determinado investimento em Marketing Digital proporcionou aumento de 30% de clientes em um ano, você poderá comparar os resultados com os objetivos e recomendar a continuidade da estratégica.

7. Revise

Antes de encerrar o relatório e enviá-lo ao leitor, faça uma revisão completa de toda a sua estrutura. É importante revisá-lo gramatical e ortograficamente, como também fazer edições para torná-lo mais objetivo, excluindo informações que não são relevantes para a análise.

8. Utilize a tecnologia

Um sistema de gestão auxiliará na elaboração do documento de diferentes fontes, essa plataforma reunirá diversas informações sobre o negócio e fornecerá relatórios cujas informações são claras, objetivas e reais.

É interessante implementar um software que faça a integração dos setores, assim será possível obter dados de todas as áreas do negócio e fazer um relatório que considere todos os elementos da empresa que impactem seu conteúdo.

Com essa tecnologia, você conseguirá obter todas as informações necessárias para o seu relatório de gestão agilmente, o que acelera na sua elaboração, bem como evita que erros sejam cometidos ou dados equivocados sejam utilizados.

Ao ler os passos aqui explicados, agora você sabe como fazer um relatório de gestão completo e eficiente, bem como saberá como poderá utilizá-lo para tomar as melhores decisões possíveis para o seu negócio.

Você também pode reduzir os custos do seu negócio e otimizar os resultados com uma gestão estratégica.