O número de pessoas que procuram a independência financeira no Brasil cresce a cada dia. A maioria quer conquistar essa autonomia, abrindo seu próprio negócio. O MEI (Microempreendedor Individual) é um dos caminhos para essa conquista, no entanto além de todos os benefícios que essa modalidade trás, existem também as obrigações do microempreendedor individual.

Para estar em dia com todos os órgãos fiscalizadores, é importante compreender todas as obrigações que um MEI precisa prestar. Além disso, é essencial entender todas as atividades e operações que um gestor precisa analisar para assim tomar decisões eficientes para a continuidade do empreendimento e, é claro, garantir a saúde financeira do negócio.

Neste post, elencamos as principais informações para que você entenda tudo sobre o assunto. Continue a leitura e comece a entender o mundo do MEI e todas as obrigações do microempreendedor individual.

Boa leitura!

Direitos e deveres do MEI

O microempreendedor individual é uma forma de legalizar o trabalho informal de diversos tipos de atividades, desde o vendedor de doces porta a porta até a lojinha da esquina. Esse enquadramento foi criado pelo governo para fomentar a economia e trazer benefícios previdenciários para os empreendedores que até então não recolhiam nenhum tipo de imposto para a previdência.

Os benefícios já começam no que se refere à burocracia, já que o microempreendedor individual tem um percurso simplificado para a abertura da sua empresa. Em primeiro lugar, o MEI não paga taxas de registro, o que já reduz consideravelmente os custos de abertura de uma empresa e é uma grande vantagem frente aos outros modelos de empresas.

Além disso, o processo de abertura do CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) pode ser feito todo on-line. Por meio do Portal do Empreendedor – MEI, é possível preencher o cadastro e após finalizado você já sai com número do seu CNPJ.

Em todo o Brasil também existe a sala do empreendedor, que é uma repartição pública destinada a auxiliar as pessoas no processo de abertura, além da emissão e declaração pertinentes ao MEI.

Nessa sala, o profissional analisará se a atividade desenvolvida é permitida no enquadramento do MEI. Essa informação pode ser encontrada no próprio Portal do Empreendedor. Outra pesquisa que deve ser realizada é quanto às exigências na esfera municipal.

Como cada município tem requisitos particulares, é importante averiguar quais são as obrigações legais na sua cidade quanto à exigência do alvará de localização e quais os casos que é exigido o alvará da vigilância sanitária. Estando com tudo isso organizado, os deveres do MEI estarão em dia no que se refere aos alvarás.

E os diretos? Sim, existem diversos direitos adquiridos com a legalização do MEI. Veja os principais deles:

• aposentadoria por idade;
• auxílio-doença;
• auxílio-invalidez;
• salário-maternidade;
• pensão por morte;
• auxílio-reclusão;
• conta bancária modalidade empresarial;
• dispensa de contabilidade completa;
• contratação de um funcionário;
• participação de licitações, entre outras.

Como mencionamos, os trâmites burocráticos para essa categoria são rápidos e menos onerosos do que as demais categorias. Ou seja, o MEI se tornou uma ótima forma de entrar no mercado.

Obrigações fiscais

Mesmo o microempreendedor individual não tendo a obrigação de ter uma contabilidade completa, conhecer as rotinas fiscais é imprescindível para a saúde financeira da empresa. Além do que, todo empresário sonha com o crescimento do seu empreendimento, logo criar uma rotina fiscal é primordial para não ter imprevistos em uma possível transformação do MEI para ME (Microempresa).

Faz parte de uma rotina fiscal o recebimento e o controle das notas de entrada e saída, acompanhamento das exigências fiscais em todas as esferas, Município, Estado e União. Como é comum, a legislação pode sofrer alterações de um ano para o outro. Com isso, é de suma importância estar a par das obrigações do microempreendedor individual quanto às leis fiscais.

No final de 2018 ocorreram mudanças quanto às atividades permitidas por essa modalidade empresarial, conforme Resolução CGSN n° 140, de 05/2018, alterada pela Resolução CGSN n° 143, de 11/2018, que passou a vigorar a partir de 01/01/2019. Nessa resolução foram incluídas algumas atividades e outras foram abolidas do Anexo XI.

No que diz respeito às notas fiscais, é importante salientar que no manual do microempreendedor individual consta que ele não é obrigado a emitir nota fiscal para consumidor pessoa física, a não ser que o cliente deseje. Por outro lado, quando o cliente for pessoa jurídica, uma das obrigações do microempreendedor individual é a emissão da nota fiscal.

Entre as principais obrigações podemos destacar o Relatório Mensal das Receitas Brutas. Esse relatório serve como comprovação de toda receita obtida pela prestação de serviço ou venda de mercadoria. Nesse relatório também devem estar elencadas as notas de compras recebidas pelo empreendedor.

Com base nesse demonstrativo, é possível verificar a situação real da empresa conseguindo, dessa forma, embasar ações que proporcionem a solvência efetiva dos negócios, ou seja, o relatório proporciona ao gestor a possibilidade de organizar a gestão da empresa. É importante lembrar de fazer esse controle mensalmente.

Obrigações tributárias

Mesmo parecendo poucas as obrigações do microempreendedor individual, elas existem e as obrigações tributárias se tornam um complemento das obrigações fiscais. Via de regra, o responsável pelos tributos é o departamento que apurará os impostos e estará no estudo dos tributos vigentes.

Desse modo, o departamento tributário passa a ser um departamento estratégico dentro das organizações com o intuito de reduzir os custos. Mesmo o MEI não necessitando de um departamento específico, até por questões de gastos, ele tem suas obrigações tributárias.

Mesmo sendo uma obrigação, a forma como o MEI recolhe sua contribuição não deixa de ser uma vantagem, pois é recolhido tudo em apenas uma guia — sendo isento de:

• PIS (Programa Integração Social);
• COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social);
• IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica);
• CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido).

Como mencionamos, uma das obrigações do microempreendedor individual é o recolhimento mensal do seu tributo, que é feito por meio da DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). No MEI existem 3 faixas de contribuições conforme as atividades desenvolvidas. Veja quais são elas:

• comércio e indústria: R$49,90 de INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), R$ 1,00 de ICMS (Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação) — total da DAS R$ 50,90;
• serviço: R$ 49,90 de INSS, R$ 5,00 de ISS (Imposto Sobre Serviço) — total da DAS R$ 54,90;
• comércio e serviço: R$ 49,90 de INSS, R$ 6,00 ICMS/ISS — total da DAS R$ 55,90.

A guia de recolhimento vence a cada dia 20 do mês, em períodos que esse dia cair em finais de semana ou feriados, o vencimento ocorrerá no primeiro dia útil seguinte. Como se pode perceber, o pagamento é fixo durante todo o ano.

No entanto, as obrigações não acabam por aí. Citamos os valores e a forma de recolhimento da DAS que se caracteriza como a obrigação principal, mas ainda há entre as obrigações do microempreendedor individual as obrigações acessórias.

Uma dessas obrigações acessórias é a DASN-SIMEI (Declaração Anual do Simples Nacional para o Microempreendedor Individual). Essa declaração deve ser transmitida até o dia 31 de maio do ano seguinte, por exemplo: a entrega da declaração do faturamento obtido durante as atividades desenvolvidas no ano de 2018 deve ser feita até 31 de maio de 2019, unicamente pelo Portal do Simples Nacional.

Nela será declarado o período que se refere à receita auferida, os tipos de receitas, as de comércio e serviço e, ainda, se a empresa tinha funcionário. A não entrega da declaração acarreta na MAED (Multa por atraso na entrega da Declaração).

Essa multa é calculada conforme os meses de atraso, sendo 2% vezes o número de meses de atraso. Caso esse percentual ultrapasse 20%, a taxa é fixada no limite máximo de 20% permitido por lei. Vale lembrar que, se após o atraso a entrega da DASN-SIMEI for feita de forma espontânea, a multa é reduzida em 50%.

Outros tipos de obrigações

Como declaramos, o MEI pode contratar até um funcionário. Com isso, surge mais uma operação para integrar as obrigações do microempreendedor individual. Muitos empresários no início da sua trajetória empresarial entendem como única obrigação o pagamento do salário do colaborador. Contudo, as obrigações trabalhistas vão muito além disso.

Quando se contrata um funcionário, o primeiro passo é avaliar o salário, pois isso depende da função, logo, a remuneração poderá ser o salário mínimo ou o piso da categoria. Dessa forma, é importante estar atento às convenções coletivas. Mesmo o MEI não sendo obrigado a contribuir com sindicato, é importante analisar as situações dos colaboradores conforme a função desenvolvida.

É fundamental que todos os custos incorridos sejam registrados e elencados, pois afetam diretamente o financeiro do negócio. Por esse motivo, é importante que o microempreendedor tenha um controle eficiente dos seus custos e despesas para não ser pego de surpresa.

Na contratação do funcionário, o empresário deverá elencar no seu controle o dispêndio de valor com o FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) no percentual de 8% sobre o salário e 3% de INSS. Ademais, existem as declarações previdenciárias, no que devemos prestar atenção no e-Social, que faz parte do pacote de rotinas fiscalizadoras do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).

No que afeta o MEI, apenas os microempreendedores que têm funcionário estarão obrigados a prestar essas informações, de acordo com o seguinte cronograma:

• informações do MEI: a partir de 10 de janeiro de 2019;
• informações do funcionário e eventos trabalhistas: a partir de 10 de abril de 2019;
• informações da folha de pagamento, com dados referentes a remuneração do colaborador: a partir de 10 de julho de 2019.

No que se refere ao FGTS, esse ainda deverá transmitir as informações pela SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social), a partir disso gerando a GFIP (Guia de Recolhimento de FGTS e de Informações à Previdência Social). Isso até setembro de 2019, pois a partir de outubro de 2019 será implantada a terceira fase do e-Social que substituirá a GFIP.

Para o contribuinte que tiver dúvidas quanto aos processos de preenchimento e as fases de implantação do eSocial para MEI, existe o Manual WEB MEI. Essa ferramenta foi criada para facilitar o preenchimento e transmissão dos eventos relacionados às informações previdenciárias. A fase de preenchimento dos dados será realizada apenas uma vez, entretanto a transmissão e apuração da folha de pagamento deverá ser efetuada mensalmente.

Ainda no que se refere às despesas com funcionário, é importante provisionar o 13° salário e as férias, uma vez que a pessoa contratada pelo microempreendedor individual tem esses direitos. Sem demora, essas provisões precisam estar elencadas no fluxo de caixa do empreendedor.

Como o MEI normalmente não tem um contador, é normal ele estar envolto por diversas atividades. Ou seja, ele é o responsável pela gestão do empreendimento, cuida desde a compra de materiais, assuntos financeiros, tomada de decisão e, obviamente, das obrigações perante o governo.

Com todas essas atividades, é possível que ocorra algum imprevisto que poderá ser percebido só quando ocorrer alguma autuação. Para que isso não aconteça com a sua empresa, é recomendável ter um controle periódico das certidões de débitos.

As certidões servem para comprovar a regularidade fiscal das obrigações da empresa, demonstrando que todos os tributos estão sendo pagos e que as obrigações acessórias estão sendo transmitidas conforme seus vencimentos.

Além do mais, elas são requisitadas em processos de licitações tanto para órgãos públicos como para empresas privadas. Ou seja, o empreendedor que estiver com as suas certidões negativas validadas terá uma importante vantagem frente aos seus concorrentes.

Entre as inúmeras certidões que existem, as mais solicitadas são:

• Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Externa da União — referente aos tributos federais;
• Certidão Positiva de Débito com Efeito de Negativa — referente ao INSS;
• Situação de Regularidade do Empregador — referente ao FGTS;
• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas — referente às obrigações trabalhistas;
• Certidão de Situação Fiscal referente aos ICMS — nesse caso, a certidão deve ser emitida no site do Estado onde a empresa se localiza.

Riscos financeiros

Assim como qualquer outra empresa, o MEI precisa ter uma gestão financeira apurada para garantir a capacidade de honrar com seus pagamentos e, é claro, obter resultados positivos, ou seja, lucro e rentabilidade. Para que isso seja realizado com sucesso, existem alguns procedimentos que precisam ser evitados para eliminar os riscos financeiros. Veja!

Misturar as despesas pessoais e as despesas empresariais

Todavia, por ser uma modalidade que normalmente se torna a principal fonte de receita do cidadão, além de geralmente ser o próprio empresário que realiza a atividade, é comum haver uma mistura entre as contas pessoais e empresariais, o que em longo prazo pode ocasionar grandes problemas.

Com essa prática, fica inviável saber os reais resultados que sua empresa está gerando. Como o microempreendedor tem direito a abrir uma conta bancária de pessoa jurídica, é aconselhável que todas as movimentações — de recebimento de valores ou pagamentos de despesas — sejam movimentadas pela conta jurídica, para um controle mais eficiente das operações financeiras da empresa.

Não fazer um fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta simples e de fácil utilização. Mas, mesmo com toda essa simplicidade, ela é uma importante fonte de informações e controle gerencial utilizada por empresas de diferentes tamanhos e ramos de atividades.

Por meio dela é possível organizar e provisionar os dados financeiros, sejam eles rotineiros ou imprevisíveis. Nessa forma de controle, o empreendedor tem uma visão real do dinheiro em caixa e de seus equivalentes, além, é claro, de ter uma projeção cronológica das futuras entradas e saídas.

A falta desse controle pode acarretar em perda do potencial de mercado frente aos concorrentes, devido à falta de capital de giro, realizar vendas com recebimentos superiores aos prazos de pagamentos dos custos e despesas, ocasionando dispêndios maiores com juros e multas.

Dessa forma, é nítida a capacidade que o fluxo de caixa tem de auxiliar os gestores. No entanto, é fundamental que ele seja atualizado, sendo registrado todo e qualquer valor.

Não realizar um planejamento orçamentário

Para que o empreendimento possa crescer é fundamental planejar-se. O planejamento orçamentário serve para projetar como serão realizadas ações de investimentos, qual a margem de custos e despesas e quanto a empresa precisa faturar para arcar com o planejado.

Um planejamento bem estruturado pode reduzir consideravelmente os riscos financeiros, pois todas as decisões serão embasadas em índices previamente analisados e mensurados.

Quando o empreendedor não controla suas finanças, o risco de endividamento é muito alto. Muitas vezes, a captação de empréstimos e financiamentos só ocorre pela falta de compreensão sobre como organizar suas finanças, consequentemente reduzindo os lucros e aumentando os pagamentos dos juros.

Ajuda profissional

Mesmo que os processos que envolvem o MEI — desde a sua regularização até a transmissão e pagamentos de suas obrigações — sejam operações simples, é de suma importância contar com ajuda profissional.

Uma equipe contábil especializada estará atualizada quanto às leis fiscais, tributárias e previdenciárias. Além disso, eles auxiliarão o gestor para um planejamento para o crescimento do empreendimento, ou seja, contratar uma equipe contábil não é apenas para o auxílio das leis, esse suporte serve como uma consultoria empresarial.

 

O contador será o braço direito do empresário, orientando o microempreendedor individual em casos que ultrapassam o limite do faturamento anual, que conforme lei é de R$ 81.000,00. Em casos que essa receita ultrapasse o permitido, mas mantenha-se até R$ 97.200,00, o MEI deverá pagar uma DAS complementar referente ao valor excedido e, partir do próximo exercício, ele passa a ser optante pelo Simples Nacional como Microempresa.

Para passar por toda essa transição é fundamental o papel do contador. Ele orientará sobre quais os procedimentos ele deve tomar quanto aos alvarás e como serão os novos procedimentos comparando com o MEI, além de ajudar o empresário na orientação de como ele deve manter sua documentação organizada.

É válido salientar, quando falamos em documentação, o cuidado que o MEI precisa ter com seus documentos fiscais. É recomendado que todos os documentos sejam arquivados durante o prazo de 5 anos, caso seja necessário comprovar algo junto à fiscalização.

Os meios como a Receita Federal faz o cruzamento dos dados da pessoa física com a declaração do MEI, ou de qualquer outro enquadramento, tem se aprimorado a todo momento. Logo, qualquer esquecimento ou omissão pode ser identificado pela fiscalização, por isso poder comprovar o que foi declarado é essencial.

Assim como em qualquer outro modelo empresarial, os profissionais contábeis estão alinhados com o processo de gestão. Para o MEI, sua consultoria não é diferente, pois ele age em diferentes frentes que são essenciais dentro de um negócio, — trabalhando na implementação de demonstrativos e indicadores que auxiliam na manutenção das operações, com isso dando embasamentos seguros para ações decisivas para o futuro empresarial.

 

Obviamente, a equipe contábil terá acesso a todas as informações da empresa, desde o processo produtivo até as finanças da empresa. Por esse motivo, é necessário pesquisar no mercado profissionais confiáveis e com boa reputação.

Como podemos perceber, o MEI trouxe grandes benefícios para uma categoria que até então não tinha condições de entrar no mercado de uma maneira competitiva. Isso fez com que a economia do país percebesse essas mudanças, uma vez que houve mais geração de renda.

Muitas pessoas ainda têm uma visão errada do MEI, achando que essa categoria não integra o ramo empresarial. Mas isso é um equívoco, já que o microempreendedor individual tem deveres a cumprir com os órgãos governamentais e também precisa de um controle gerencial, assim como qualquer outra empresa.

Além disso, a criação do MEI proporcionou benefícios que antes muitos cidadãos não tinham, por exemplo, o recolhimento do INSS, que possibilita aposentadoria e outros benefícios. Agora você sabe a importância de conhecer e cumprir com todas as obrigações do microempreendedor individual.