A digitalização de processos tem sido adotada em diversas instituições públicas e privadas nos últimos anos como uma alternativa para integrar sistemas, agilizar tarefas, reduzir custos e garantir maior segurança e controle das informações corporativas.

Em razão disso, a Receita Federal tem reestruturado o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) – tanto Contábil quanto Fiscal – permitindo que pessoas jurídicas façam a transmissão de seus documentos eletronicamente.

No mês de maio, o módulo que passará a integrar o SPED será a Escrituração Contábil Digital (ECD), em substituição à antiga versão em papel.

Para o que serve a ECD 2018?

Como mencionado, a ECD foi criada para que as organizações possam transmitir suas informações contábeis à Receita de maneira totalmente online, sem que haja a necessidade da entrega presencial dos documentos físicos à Junta Comercial (como ocorria no passado).

Mas afinal, qual é o seu propósito? A Escrituração tem por objetivo proporcionar maior controle fiscal e previdenciário por parte do Governo e, em contraponto, beneficia as companhias através da padronização e integração das questões contábeis com os demais complementos do SPED.

De acordo com a Receita Federal, as empresas terão a obrigatoriedade de transmitir através do módulo digital os seguintes livros:

I – Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
II – Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
III – Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Nestes livros, constam todas as informações referentes às movimentações financeiras realizadas pelas empresas. Todos os faturamentos e pagamentos ficam organizados por data, registrados segundo as Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC).

Quem deve entregá-la?

Quando o assunto é o cumprimento das diversas obrigações tributárias e normas legais exigidas pelo Governo, grande parte das organizações ficam receosas com os impactos que a irregularidade junto ao Fisco pode ocasionar. Portanto, é preciso ter bastante cautela para analisar se a sua organização necessita se adaptar a todas às mudanças que vêm ocorrendo no SPED e atentar-se aos prazos de implementação de cada módulo.

No caso da ECD, nem todas as pessoas jurídicas possuem a obrigatoriedade de contribuir com a entrega do documento. Confira abaixo quem deve ou não declará-la.

De acordo com o art. 3° da Instrução Normativa RFB 1.774/2017, as empresas obrigadas a declarar suas informações contábeis, são:
• Pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no lucro real;
• Pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido;
• Pessoas jurídicas imunes ou isentas, que tenham recebido aporte de capital de investidor-anjo – também vale para microempresas e empresas de pequeno porte;
• Sociedades em Conta de Participação (SCP).
Ainda segundo a Normativa 1.774/2017 da Receita Federal, a entrega fica facultada para:
• Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
• Pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional);
• Pessoas jurídicas inativas, que não tenham realizado nenhuma atividade operacional durante o ano-calendário;
• Pessoas jurídicas imunes e isentas que tiveram contribuições (doações, incentivos, subvenções e auxílios) cujo valor no ano calendário seja inferior a um milhão e duzentos mil reais;
• Pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que não distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superiores ao valor da base de cálculo do Imposto.

Até quando se adequar?

Nos últimos três anos, desde a última e mais recente mudança na Instrução Normativa n°1.594, publicada em 01 de dezembro de 2015, a Escrituração Contábil Digital passou a ser entregue pelos contribuintes no último dia útil do mês de maio do ano posterior ao ano-exercício da documentação (neste caso, 2017).

Atenção! Em 2018, a última data para o envio das informações ao SPED se encerra no dia 31 de maio (quinta-feira). Dessa forma, é importante que as empresas fiquem atentas com a organização das informações e atualização de seus sistemas de gestão.

Em caso de envios fora do prazo determinado pela Receita, a empresa será multada com valores que vão de R$500 (quando tributada pelo lucro presumido ou Simples Nacional) até R$1500 para as demais pessoas jurídicas – valores referentes ao mês-calendário.

Benefícios

Para muitas companhias, as diversas mudanças que vêm ocorrendo no campo das obrigações tributárias são sinônimo de burocracia e fiscalização excessiva por parte do Governo. Entretanto, apesar desse período de transição ser bastante conturbado no início, logo, as empresas conseguirão declarar suas informações de maneira mais rápida e simplificada.

Com o objetivo de esclarecer esses benefícios, a TECNICON separou os dez principais motivos pelos quais a informatização do Sistema Público de Escrituração Digital pode contribuir para a sua organização:

1. Redução expressiva na utilização de recursos – impressão, papel, dentre outros;
2. Diminuição de custos, devido à simplificação das obrigações acessórias;
3. Integração de diversos módulos em um único sistema;
4. Agilidade no acesso e apuração de informações;
5. Cruzamento entre dados contábeis e fiscais;
6. Cópias autenticadas e validadas de todas as transmissões – por meio do Certificado Digital;
7. Facilidade de visualização, através de layout padrão;
8. Cumprimento às leis tributárias de maneira totalmente automatizada – diminuindo a possibilidade de fraudes
9. Redução da sonegação fiscal;
10. Maior controle sobre a gestão contábil e fiscal do negócio.
Com a digitalização das obrigações tributárias, o Brasil dá um grande passo no quesito tecnologia, proporcionando mais agilidade, dinamismo e integração em inúmeros processos que, antes, eram realizados manualmente.

Importante destacar que essas mudanças trarão impactos significativos a empresas dos mais diversos portes. Por isso, é necessário que elas invistam em uma solução de gestão corporativa que possa integrar todas as informações em um só local para facilitar a entrega das obrigações junto à Receita Federal.