Muitos negócios começam informalmente ou apenas como projetos. Independentemente do caso, em algum momento a abertura de empresa de maneira formal se faz necessária para que as atividades possam ser desenvolvidas sem haver transtornos com os órgãos públicos.

Todo esse processo inclui uma série de etapas. E elas precisam ser seguidas na ordem e corretamente para que a legalização não se torne um empecilho ao empreendimento.

Para ajudar você a abrir sua empresa, mostraremos agora as sete principais etapas da constituição. Acompanhe-nos e saiba como iniciar o seu negócio.

1. Solicitar a certidão de viabilidade e zoneamento do local

Antes de proceder com todas as demais etapas é necessário saber se o endereço escolhido para instalação da empresa permite o desempenho de suas atividades. Para isso, a prefeitura emite a certidão de viabilidade e zoneamento, que também é uma autorização prévia para a constituição empresarial em determinada localidade.

Na hipótese de o município não fornecer o documento, é preciso escolher outro endereço.

2. Pesquisar e reservar o nome empresarial pretendido

Empresas individuais, que levam o nome do empreendedor como nome empresarial, não necessitam dessa pesquisa. Mas uma Eireli ou sociedade precisa pesquisar se o nome da empresa, junto à sua atividade principal, já não foi registrado dentro do estado. Pois a Junta Comercial não permite que no mesmo estado existam duas empresas com nomes empresariais iguais.

Depois da pesquisa, caso o nome esteja disponível, é feita a reserva. Isso assegura que durante os demais procedimentos da abertura de empresa outros empresários não o registrem.

3. Preencher ou redigir o documento de constituição

Quando o negócio é legalizado como Eireli ou sociedade empresária, redige-se o contrato social. Já empreendimentos individuais são abertos via Requerimento de Empresário.

Entenda agora o que são e quais são suas diferenças.

Contrato social

Esse documento formaliza os direitos e deveres dos sócios em relação à empresa que está sendo aberta — e contém todos os elementos que promovem a sua constituição. São informações como:

• Dados pessoais dos sócios;
• Atividades da empresa;
• Endereço comercial;
• Capital social e sua divisão entre os fundadores;
• Forma de administração legal da empresa;
• Funcionamento das retiradas de lucro e pró-labore.

Todas essas definições e informações são dispostas em cláusulas, obrigatórias para que a Junta Comercial registre o contrato.

Além dos mais comuns, ainda podem ser adicionados termos personalizados. Por exemplo, pode-se criar uma cláusula especificamente para entrada de sócios — de acordo com critérios criados apenas para aquela empresa.

Requerimento de Empresário

O Requerimento, por se tratar da formalização de um empreendimento individual, não tem cláusulas. Porque o empresário é o único dono e tem responsabilidade ilimitada. Por isso, responde com todos os seus bens pessoais diretamente caso uma dívida empresarial não seja honrada, por exemplo.

Consequentemente, não há cláusulas para um acordo de abertura de empresa. Esse Requerimento apenas conta com campos a serem preenchidos com dados de pessoas física e jurídica, atividades do negócio, capital social, assinatura e data de abertura.

4. Solicitar o CNPJ e registrar a constituição na Junta Comercial

O CNPJ é o documento que legaliza a empresa junto à Receita Federal. Nele, além do número de CNPJ, constam:

• As atividades da empresa;
• Sua data de abertura;
• Endereço;
• Dados de contato;
• Nomes empresarial e fantasia;
• E tipo de empreendimento, como individual ou em sociedade.

Para solicitá-lo, é preciso enviar dados à Receita via Documento Básico de Entrada (DBE), por meio da Coleta Web da Receita Federal. Junto ao DBE, outras informações têm de ser fornecidas ao órgão pelo Quadro de Sócios e Acionistas (QSA) e pela Ficha Cadastral de Pessoa Jurídica (FCPJ), encontrados no mesmo endereço do DBE.

Além delas, duas outras Fichas de Cadastro Nacional — chamadas de FCN 1 e FCN 2 — têm de ser preenchidas e anexadas à documentação acima. Elas são impressas no site da Junta Comercial estadual. E caso a Junta tenha integração com a Receita para abertura de empresa facilitada, são preenchidas e entregues online.

Assim que todos esse documentos estão emitidos e assinados, são entregues à Junta Comercial com contrato social ou Requerimento de Empresário. Então, a constituição é registrada no órgão estadual e o cadastro nacional é feito.

5. Solicitar o alvará

A formalização da empresa a nível municipal se dá com a emissão do alvará. Sem ele, o negócio não está autorizado a funcionar e não consegue emitir notas fiscais de nenhum tipo.

Para obtê-lo, é preciso entregar os seguintes documentos à fiscalização municipal:

• Documentos da sede da empresa;
• Laudo dos bombeiros atestando a segurança e o preparo das instalações;
• Requerimento de Empresário ou contrato social;
• CNPJ;
• Certidão de viabilidade e zoneamento.

Não havendo erros ou problemas com imóvel ou documentação, o alvará é expedido após o pagamento de sua taxa e o período necessário aos processos de legalização da prefeitura.

Autorização para emissão da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Cada prefeitura brasileira é responsável pelos seus processos em relação às notas de serviços e também referentes ao Imposto Sobre Serviços (ISS). Portanto, é preciso informar-se com o município e contar com um profissional contábil para proceder corretamente.

6. Solicitar a Inscrição Estadual

Empresas cujas atividades sejam de comércio, industrialização ou transporte rodoviário de cargas entre cidades e estados precisam ter Inscrição Estadual. Do contrário, não conseguem emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

Pela inscrição ser de responsabilidade dos estados, cada um deles tem as próprias regras e procedimentos para emissão. Portanto, é preciso buscar informações antes de agir. De modo geral, o que se exige são documentos e preenchimentos de fichas — ambos com o intuito de registrar informações e atestar as atividades empresariais.

Autorização para emissão de NF-e ou CT-e

Antes de emitir qualquer uma dessas notas, o negócio precisa ser credenciado como emissor.

Após possuir a Inscrição Estadual, basta acessar a página de credenciamento da Secretaria da Fazenda estadual e cadastrar a empresa nos ambientes de homologação e teste.

7. Consultar a necessidade de certificado digital

O certificado digital é solicitado pelos órgãos públicos para emitir NF-e ou CT-e e entregar algumas declarações. E dependendo da prefeitura, também é necessária a certificação para emissão da NFS-e. Além disso, a cada ano mais procedimentos tornam o uso do certificado uma obrigatoriedade.

Então, ao formalizar um empreendimento, deve-se consultar se a certificação digital é necessária para que não haja algum transtorno durante seu funcionamento ou no cumprimento das obrigaçoes.

Como pôde perceber, a abertura de empresa envolve diferentes órgãos públicos, procedimentos e obrigações. E qualquer erro faz com que o processo seja trancado e a demora para as atividades iniciarem aumente. Por isso, é sempre recomendável recorrer a profissionais contábeis para proceder com a constituição. Assim, tudo é feito da forma mais rápida e segura possível.