A aproximação do prazo final de entrega da Escrituração Contábil Fiscal faz com que muitas empresas tenham dúvidas sobre a ECF. Embora a obrigação exista desde 2015, ano após ano ainda há muitas perguntas com relação a mais essa obrigação empresarial.

A ECF é uma obrigação que surgiu com o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e tem como objetivo facilitar o acesso do governo a informações nas áreas contábil, fiscal e pessoal obtidas junto às empresas. Neste artigo, listamos as principais dúvidas relacionadas à ECF que a sua empresa possa ter.

1. O que é a ECF?

As pessoas jurídicas determinadas pela legislação devem informar todas as operações que compõem a base de cálculo e o valor apurado de IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e de CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido).

Dessa maneira, a ECF funciona como uma forma de validação da apuração de IRPJ e CSLL. E para a ECF ser gerada, ela precisa seguir o leiaute apontado no Manual de Orientação da Declaração, que descreve todas as regras para entrega e retificação da declaração.

A ECF foi instituída através da Instrução Normativa 1.422/2013 da Receita Federal, que depois foi atualizada e substituída pela Instrução Normativa 1.489/2014.

2. Quem está obrigado a declarar a ECF?

De maneira geral, todas as pessoas jurídicas existentes em nosso país terão que fazer a entrega da ECF. As pessoas jurídicas optantes do Lucro Real, do Lucro Presumido, do Lucro Arbitrado e as empresas Imunes e Isentas estão obrigadas por lei a realizar a entrega dessa obrigação acessória.

No entanto, existem empresas que não estão obrigadas, tais como:

• Empresas optantes pelo Simples Nacional;
• Autarquias, fundações e demais órgãos públicos;
• Pessoas jurídicas que se encontram inativas.

3. Qual é a data de entrega da ECF 2019?

A Escrituração Contábil Fiscal referente ao ano-calendário 2018 precisa ser entregue ao SPED até o último dia útil do mês de julho de 2019, ou seja, a quarta-feira, dia 31. O Sistema Público de Escrituração Digital aceita as entregas até às 23h59min59s do horário de Brasília.

Diferentemente de 2016, desta vez o prazo não muda mesmo em casos onde há incorporação, fusão ou cisão total ou parcial de empresas entre os meses de janeiro e abril de 2018.

4. Para gerar a ECF é necessário ter um sistema contábil informatizado?

Devido à complexidade das informações exigidas pela ECF, é de grande importância que a pessoa jurídica possua um sistema contábil ou um software de gestão que esteja completamente adequado ao que exige o manual da ECF.

A contabilidade está, a cada dia que passa, mais interligada com a tecnologia, e o projeto SPED — implantado desde 2007 em nosso país — vai exigindo cada vez mais que essa ligação se fortaleça, pois, com a adoção de prazos e penalidades cada vez maiores, é importante ter segurança na informação que vai ser gerada e entregue na ECF.

O uso de um sistema contábil parametrizado vai garantir que as informações sejam geradas de maneira correta e a apuração do IRPJ e da CSLL seja informada da forma exigida pelo Fisco. O sistema contábil vai contextualizar as informações a serem declaradas na ECF, por isso é de grande importância o uso desse tipo de tecnologia.

5. Qual o objetivo da implantação da ECF?

A ECF é uma obrigação acessória que tem como objetivo interligar as informações contábeis e fiscais referentes à apuração do IRPJ e da CSLL, de forma que o acesso do Fisco às informações seja agilizado e a fiscalização ocorra de maneira mais eficiente, com o cruzamento de informações através da auditoria eletrônica dos dados.

Assim como todo o projeto SPED, a ECF (parte integrante do projeto) vai aumentar os mecanismos de controle do Fisco, permitindo um maior cruzamento de informações e, por consequência, diminuirá a sonegação de tributos e a evasão de receitas.

Por isso, é de grande importância que os contadores e suas equipes estejam tecnicamente preparados para apresentar informações das apurações contábeis com segurança e agilidade, e o uso de um sistema de informação ajuda a contabilidade.

6. O que acontece se minha empresa não entregar?

As empresas obrigadas a enviar a ECF 2018 que não efetuarem a entrega até a data limite ou mesmo entregarem com erros e omissões receberão penalidades de acordo com o regime tributário:

• Lucro Presumido e Lucro Arbitrado:entregas fora do prazo têm multa em R$ 500 por mês-calendário ou fração (se a empresa estiver no início de suas atividades, imune ou isenta) ou R$ 1,5 mil por período igual nas demais empresas. Informações incompletas, imprecisas ou omitidas possuem multa de 3% do valor das operações financeiras ou transações comerciais não inferiores a R$ 100. As bases para as penalizações, neste caso, estão previstas na Medida Provisória nº 2.158-35 de 2001.
• Lucro Real:multas que podem ser limitadas a 10% do Lucro Líquido, R$ 100 mil no caso de micro e pequenas empresas ou até mesmo R$ 5 milhões para as demais empresas. As bases para as penalizações neste caso estão no Decreto-Lei nº 1.598 de 1977.

7. ECF x DIPJ: qual a diferença entre as obrigações acessórias?

A ECF foi implantada com o intuito de substituir a DIPJ (Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica) a partir do ano-calendário 2014. No entanto, ela faz com que o contribuinte precise apresentar um número maior de dados, o que ajuda o Fisco a possuir cada vez mais informações, facilitando os processos de fiscalização e, por consequência, o cerco contra a sonegação vai ficando cada vez mais fechado.

A ECF é composta por 17 blocos, o que torna essa obrigação acessória bem mais extensa e trabalhosa do que a DIPJ, e isso acaba reforçando a tese da necessidade de se trabalhar com um sistema contábil capaz de gerar as informações de maneira correta.

8. Implantação do livro de apuração do IRPJ e da CSLL

Com a implantação da ECF, foram introduzidas algumas novidades e entre essas está a obrigatoriedade de preencher o livro de apuração do IRPJ – LALUR e o livro de apuração da Contribuição Social (LACS), que estarão presentes no bloco M da nova obrigação acessória.

Essas novidades precisam de bastante atenção por parte dos contadores, pois muitas pessoas jurídicas não faziam a escrituração desses dois livros e agora é necessário organização para conseguir atender à exigência do Fisco. Por isso, o sistema contábil parametrizado de forma correta é de grande valor para os contadores.

9. Recuperação de dados da ECD (Escrituração Contábil Digital)

Existe uma série de dados a ser informada na ECF que será importada diretamente da ECD, no entanto, esses dados precisam estar validados e assinados. Por isso, é de grande importância que a ECD seja gerada de maneira correta, pois os dados serão utilizados em outra obrigação acessória (ECF).

Portanto, o uso de um sistema contábil parametrizado será de grande valia para que o contador ganhe tempo na geração desses arquivos, que precisam estar padronizados com as informações solicitadas no manual da ECD.

A ECF pode ser considerada um grande desafio para os contadores. A obrigação acessória é bastante complexa e envolve um grande número de informações, além disso, é necessário que a entrega da ECF seja feita dentro do prazo legal (último dia útil do mês de julho de 2018), pois o não cumprimento ou o atraso na entrega da ECF pode gerar uma multa pecuniária de até 3% do valor das transações comercias da pessoa jurídica.

10. Faça o “de-para” das prestações contábeis

O relacionamento entre o Plano de Contas Societário e o Plano de Contas Referencial é uma das obrigações que devem ser feitas pelo profissional de contabilidade. Essa é a única maneira de se estabelecer uma relação entre as contas analíticas do plano de contas geral do negócio.

Esse procedimento é popularmente conhecido no meio contábil como “de-para”. Fique atento a esse detalhe, pois ele é essencial para o envio das informações da ECF. Há casos de contadores que se esquecem desse procedimento e, na última hora, se veem diante de uma correria para entrar o documento de forma correta.

11. Lançamentos extemporâneos na ECD: reflexos na ECF

Desde a implantação do layout 7 da ECD, referente ao ano-calendário 2018 e às situações especiais de 2019, no registro I200 foi adicionado o campo dos lançamentos do tipo “X”. Eles abrangem, entre outros, os lançamentos previstos entre os itens 31 e 36 da Interpretação Técnica Geral (ITG) 2000 R1, emitida pelo Conselho Federal de Contabilidade.

Com relação aos lançamentos extemporâneos em ECD que alterem a base de cálculo do IRPJ ou da CSLL da ECF de ano-calendário anterior, a pessoa jurídica deverá fazer o ajuste por meio da apresentação de ECF retificadora relativa ao respectivo ano-calendário, mediante adições ou exclusões ao lucro líquido.

Por essa razão, criaram-se as linhas específicas M300 e M350 nos registros da ECF. A empresa que entregar ECF retificadora que altere valores de apuração do IRPJ ou da CSLL que haviam sido informados na Declaração de Débitos e Créditos de Tributos Federais (DCTF) deverá apresentar também DCTF retificadora, elaborada com observância das normas específicas relativas a esta declaração.

12. Registros a serem preenchidos pelas imunes/isentas

As imunes/isentas (desobrigadas do IRPJ e da CSLL) e que não estejam obrigadas a entregar a ECD deverão preencher os seguintes registros:

• Registro 0000: Abertura do Arquivo Digital e Identificação da Pessoa Jurídica
• Registro 0010: Parâmetros de Tributação
• Registro 0020: Parâmetros Complementares
• Registro 0030: Dados Cadastrais
• Registro 0930: Identificação dos Signatários da ECF
• Registro X390: Origem e Aplicações de Recursos – Imunes e Isentas
• Registro Y612: Identificação e Rendimentos de Dirigentes, Conselheiros, Sócios ou Titular.

As imunes/isentas (desobrigadas do IRPJ e da CSLL) e que estejam obrigadas a entregar a ECD, além dos registros acima, também preencherão os blocos C, E, J, K e U (esses blocos serão preenchidos pelo sistema por meio da recuperação dos dados da ECD). As instruções de preenchimento constam no Manual da ECF.

É de grande importância que o contador esteja atualizado em relação à legislação e às informações a serem declaradas nessa obrigação acessória, pois, devido às grandes mudanças impostas na lei, a ECF pode trazer diversos problemas aos clientes e um contador bem atualizado poderá impedir que isso ocorra.