É comum que muitos condomínios busquem o auxílio na hora de fazer a administração condominial. Para isso, existem as administradoras de condomínio. Entretanto, antes de contratar uma dessas empresa, é necessário compreender quais são os serviços oferecidos e quais suas atribuições.

Entenda tudo sobre administração de condomínios com esta publicação! Confira:

Diferença entre as funções do síndico e da administradora de condomínio

Visto que síndico e administrador de condomínio são duas profissões para a gestão condominial, é natural que muitas pessoas não saibam a diferença entre eles. Levando isso em consideração, montamos uma relação com as atribuições do síndico e as atribuições da administradora de condomínio:

Serviços prestados pela administradora de condomínios

O principal serviço da administradora de condomínios é cuidar da parte administrativa, jurídica e de recursos humanos do condomínio. Em outras palavras, a empresa fica responsável pela parte mais prática e burocrática da gestão condominial.

Algumas atribuições da administradora de condomínio são:

• Elaborar a folha de pagamento dos funcionários e contratos de trabalho;
• Emitir boletos de pagamento da taxa condominial;
• Cuidar das contas a pagar;
• Organizar o acesso aos documentos do condomínio e a pasta de prestação de contas;
• Gerenciar os encargos previdenciários;
• Fazer a gestão tributária do condomínio;
• Montar os demonstrativos de receitas e despesas;
• Realizar a cobranças em caso de inadimplência ou multas;
• Gerenciar o fundo de reserva condominial;
• Oferecer assessoria ao síndico e aos condôminos;
• Administrar a conta pool, quando houver.

É preciso ressaltar que todas as decisões finais devem ser tomadas pelo síndico, e não pela empresa. Além disso, todos os serviços prestados pela administradora de condomínios devem ser estipulados em contrato, que deve ser respeitado por ambas as partes.

Atribuições do síndico

As principais tarefas do síndico são estipuladas pelo Art. 1.348 do novo Código Civil de 2002. São elas:

• Convocar e realizar reuniôes de assembleia;
• Ser porta-voz dos interesses dos condôninos;
• Representar o condomínio em juízo ou fora dele;
• Cumprir e garantir que seja cumprida as normas da convenção coletiva, regimento interno e determinações da assembleia geral;
• Zelar pela conservação e segurança das áreas comuns, como salão de festas;
• Organizar e prestar serviços de manutenção no território do condomínio;
• Elaborar a previsão orçamentária anual, em conjunto com o conselho fiscal;
• Realizar a prestação de contas do condomínio anualmente e quando exigida;
• Impor advertências e multas, quando necessário;
• Por fim, fiscalizar o trabalho da administradora do condomínio.

Ademais, é preciso destacar que o síndico é o principal responsável pelo condomínio. Caso ocorra um problema durante o mandato, o gestor será o primeiro a responder civil e criminalmente.

No entanto, existe uma responsabilidade solidária entre o condomínio e a administradora. Isso significa que, se o problema for causado pela má gestão da administradora, a empresa também poderá vir a responder judicialmente pelo ato. Logo, existe uma responsabilidade civil (e, às vezes, criminal) da administradora do condomínio, bem como do administrador autônomo do condomínio.

É síndico e está pensando se vale a pena contratar os serviços de uma administradora para o condomínio que você gerencia? Existem algumas coisas que devem ser levadas em consideração antes de tomar esse grande passo. Entenda:

Como avaliar antes de contratar?

A primeira coisa fazer é avaliar a situação do condomínio. Será que o empreendimento tem condições financeiras de contratar uma administradora? Por isso, é fundamental analisar o orçamento e conferir se a conta bancária do condomínio tem condições de arcar com os custos de uma empresa de administração.

Além disso, é essencial analisar o perfil do próprio síndico. O gestor tem amplo conhecimento sobre finanças e contabilidade? Afinal, essa é uma área muito importante para o condomínio, mas também muito perigosa. Qualquer deslize pode gerar problemas de grande impacto, correndo o risco de causar sérios problemas financeiros e judiciais ao condomínio. Desse modo, a autogestão administrativa não é recomendável para todos os condomínios.

Já decidiu que o condomínio que você gerencia precisa do suporte de uma administradora? Então, vamos para o passo número dois: como escolher uma administradora de condomínios? É necessário fazer uma extensa pesquisa em busca de uma empresa confiável. Para isso, vá além do quanto cobra a administradora de condomínio e cheque as seguintes questões:

• Há algum processo vinculado ao CNPJ da empresa?
• Quantos anos a empresa utiliza esse CNPJ?
• Se houve mudança de CNPJ, qual foi o motivo?
• Conversa com colegas síndicos e busca recomendações de boas administradoras;
• Peça uma lista de clientes ativos da administradora e faça uma visita aos condomínios para conferir;
• Leia o contrato com cautela, de preferência com o auxílio de um assessor jurídico.

Quais são os benefícios de contratar uma administradora?

Contratar uma administradora de condomínio não é obrigatório, mas traz uma série de benefícios para o empreendimento, os moradores e o próprio síndico.

Algumas das vantagens de contar com uma administradora de condomínio são:

• Receber auxílio qualificado na hora de cuidar das questões burocráticas, contábeis e jurídicas do condomínio;
• Melhor controle da inadimplencia, visto que a empresa possui maior experiência sobre como realizar cobranças judiciais;
• A carga de trabalho do síndico é reduzida, deixando-o com mais tempo para focar em outras demandas e em novas formas de melhorar a vida em comunidade;
• É possível que a administradora auxilie na realização de reuniôes de assembleia, treinamento de funcionários, captação de orçamentos com empresas terceirizadas e demais atividades essenciais da rotina condominial;
• Por lidar com as contas de diversos condomínios, as empresas conseguem reduções nos valores de taxas bancárias;
• Enfim, a administradora pode gerenciar a verba do condomínio buscando reduzir despesas e assim diminuir o valor das taxas condominiais.

Para finalizar, o síndico e o conselho fiscal devem ficar de olho nos serviços da administradora. Assim, todas as partes devem trabalhar em conjunto para melhorar ainda mais a harmonia no condomínio.