Empresas de grande porte devem tomar muito cuidado com erros contábeis. Afinal, como movimentam inúmeras informações, demandando diversos lançamentos e outras tarefas burocráticas e de backoffice, qualquer equívoco pode gerar prejuízo e retrabalho.

Para todo erro relacionado a procedimentos fiscais, contábeis ou tributários a legislação prevê algum tipo de penalização. Em muitos casos ela é financeira, com multas que podem ser bem pesadas.

Sendo assim, conheça 5 equívocos envolvidos nesses processos para saber por que acontecem e como agir em cada caso!

1. Não criar uma agenda tributária interna

Existem as agendas de obrigações municipais, estaduais e federais, sendo que as três não têm ligação com as demais. As obrigações de cada âmbito são regulamentadas por leis próprias, feitas pelos órgãos de fiscalização que cuidam apenas de suas jurisdições.

Portanto, enquanto é necessário acompanhar a agenda tributária da Receita Federal, também é preciso estar a par da agenda do estado e das datas de apresentação de obrigações ao município.

Por isso, para acompanhar melhor todos os prazos e as diferentes obrigações, o ideal é criar uma agenda tributária interna que englobe as datas de pagamentos e entregas de declarações nos diversos âmbitos.

Um dos erros contábeis mais comuns é, na verdade, um dos mais fáceis de corrigir. Dessa maneira, os profissionais responsáveis pelas rotinas dificilmente se perdem entre as agendas ou esquecem de atender algum prazo. Consequentemente, as tarefas e informações se mantêm organizadas e as multas por atrasos e omissões são evitadas.

2. Errar em cálculos de impostos e declarações

Diante de uma apuração errada, duas situações podem ocorrer:

• quando o imposto é apurado a menos que o devido, o órgão público competente cobrará o valor restante, gerando retrabalho e talvez multa por inconsistência em uma declaração entregue com erro de apuração tributária;
• quando o imposto é apurado para mais que o devido, a empresa perderá dinheiro e não conseguirá recuperá-lo se não revisar suas ações passadas.

Ou seja, nos momentos de apurar impostos é preciso ter muito cuidado e estar com os documentos fiscais bem organizados para que nada passe despercebido. Por exemplo: se a empresa receber um crédito fiscal e não identificá-lo no momento de calcular os impostos, não o aproveitará e pagará mais tributos do que precisaria, de fato.

Então, se na sua empresa existe o risco de um erro já ter ocorrido nos cálculos tributários, comece um planejamento tributário de revisão o mais rápido possível. Caso alguma despesa indevida seja constatada, é possível pedir compensação junto à fiscalização comprovando o ocorrido.

Depois disso, outras estratégias de planejamento devem ser instauradas e mantidas consistentemente:

• planejamento tributário estratégico: aplicado na tomada de decisões e conciliado com a contabilidade gerencial, que citaremos adiante;
• planejamento tributário operacional: define o fluxo de trabalhos, incluindo aplicação de dados e recursos técnicos e tecnológicos ligados à contabilidade, tributos e setor fiscal.

Já para evitar inconsistências em declarações é preciso iniciar a elaboração destas com antecedência para que os profissionais possam revisar os dados.

Em alguns casos, dependendo da obrigação acessória, é possível contar com ferramentas de auditoria automatizada, pois muitas evitam erros humanos facilmente cometidos no momento de lidar com grande quantidade de dados.

3. Não aplicar a contabilidade gerencial

Contabilidade gerencial é a rotina contábil aplicada à gestão empresarial. É a estratégia de aplicar os dados das atividades fiscais, contábeis, tributárias e do departamento financeiro à tomada de decisões estratégicas e análises de negócios.

O erro, neste caso, não está em alguma atividade executada de maneira incorreta, mas no desperdício de recursos e de investimentos. Ao implementar e manter a contabilidade gerencial, todos os esforços e custos das rotinas administrativas e burocráticas acabam sendo investidos em melhoria da gestão e ganho de vantagens competitivas.

Logo, os departamentos normalmente vistos como centros de custos e com finalidade de cumprirem obrigações passam a ser agentes de crescimento.

Obviamente, a correção desse desperdício vem com a aplicação da estratégia em ações como criação de relatórios personalizados, integração de setores, maior comunicação entre diferentes profissionais e aproximação do gestor contábil com os tomadores de decisões estratégicas.

4. Manter documentos fiscais desorganizados

Quando os documentos fiscais não estão bem organizados e armazenados de maneira que facilite a localização de itens, podem ocorrer outros erros — como no processo de apuração de impostos, que citamos acima.

Outro motivo pelo qual a desorganização de documentos se torna um dos grandes erros contábeis é o aumento do risco fiscal. Por exemplo: em uma fiscalização essa falta de organização tem grande potencial de gerar autuações.

Para corrigir esse erro é sempre importante investir em automação de processos, como em um software de gestão de documentos fiscais que também facilite todas as atividades relacionadas, bem como em ferramentas que recuperam documentos recebidos a partir do CNPJ da empresa.

5. Ignorar os princípios contábeis

A contabilidade conta com princípios que servem para as empresas manterem a transparência e, ao mesmo tempo, realizarem lançamentos e análises confiáveis que não prejudiquem a saúde financeira. Um desses princípios é o da prudência, que visa a determinação dos menores valores plausíveis a ativos e dos maiores a passivos.

Então, erros como supervalorizar ativos e subestimar depreciação, por exemplo, mesmo quando não ocorrem por má-fé, acabam demonstrando nos documentos contábeis uma realidade patrimonial que não existe. Por fim, esses números incorretos podem induzir tomadores de decisão a erros em suas ações por se verem diante de cenários falsos sem terem ciência disso.

Legalmente, os problemas podem vir com cobranças dos órgãos de fiscalização, visto que transmitir o Sped Contábil com dados inconsistentes ou maquiados rende pesadas multas quando um fiscal identifica os equívocos transmitidos.

A solução para evitar erros contábeis é muito simples: levar sempre em conta os princípios da contabilidade e escriturar as informações da empresa conforme os documentos comprobatórios e projeções realistas de valores patrimoniais.